Zaman Yönetimi ve Planlama İçin 8 Öneri

Söylemesi basit kaçabilir ama üretken olmadığınızı düşünüyorsanız bu zayıf zaman yönetiminden kaynaklanmaktadır. – Hangi sektörde olursanız olun. Günümüzde dikkat dağıtıcılar diye bir gerçek var. Bu dikkat dağıtıcılar zaman yönetimi ve planlama için adeta bir düşmandır. Dikkat dağıtıcılar dünyayı ele geçirdi ve onların dünyasında zamanı yönetmek eskisinden çok daha zor hale gelmiştir.

Zaman yönetimi ve planlama yapmak için öncelikle iş alışkanlığımızı değiştirmeliyiz. İş alışkanlığı değiştirmek fazla vakit alır ama yararları olduğu bir gerçektir. Gelişmiş üretkenlik, yüksek kaliteli iş ve daha az stres gibi sonuçları var. İş ve hayat dengesinden çok sık bahsederiz. Eğer verimsiz bir şekilde çalışıyorsanız hiçbir zaman bu dengeyi tutturamazsınız. İşte zamanınızı daha iyi yönetmenize yardımcı olabilecek bazı basit kurallar.

Zaman yönetimi ve planlama nasıl yapılmalıdır?
Ertelemeyin.
Ertelemek çok doğal bir şeydir. Bunun farkında olun ve devam edin. Zamanınızı düzgün bir şekilde yönettiğinizde bir şeyleri daha az ertelediğinizin farkına varacaksınız.

Dikkat dağıtan şeyleri düzenleyin.
Mailin, Facebook’un veya borsanın çalışmanızı bölmesine izin vermeyin. Mail bildirimlerini kapatın veya kontrol etmek için saatte sadece beş dakikanızı ayırın. Sizi bölen şeyler ve dikkatinizi dağıtan şeyler zaman yönetiminin en kötü düşmanlarıdır.

‘’Yapılacaklar listesi’’ yapmak.
Birçok insanın yıllar boyunca bir şeyleri not almaya ihtiyaç duymadıkları hakkında övündüklerini duydum. İyi bir hafızaya sahip olabilirsiniz ama ne kadar çok işiniz olursa o kadar çok önemli bir teslimat zamanını veya kritik bir kişisel zorunluluğunuzu yerine getirmeyi unutabilirsiniz. Hafıza stres ile zayıflar. Yazın ve işi bitirdiğinizde üzerini çizmenin zevkini çıkarın.

Sıralayın ve planlayın.
Ve bunları yazarken önem sırasını da belirleyin. Eğer zor bir teslim süresi varsa 1 verin, biraz esnekse 2 verin ve daha sonra teslim süresini belirleyin. Eğer bekleyebilecek bir şey ise 3 verin. Her gün listenizi değerlendirin ve güncelleyin. Zaman geçtikçe 3’leri yukarı çıkarın ve teslim tarihlerini belirleyin.

Devredin.
Eğer güvenilir kaynaklarınız varsa görev devretmelisiniz. Kaynakları yönetmek size bir numaralı önceliklerinize odaklanmak için zaman yaratacak. İlerleyişi izlemek için günlük kısa toplantılar düzenleyin ve gelen soruları cevaplayın. Güncelleme toplantıları düzenleyerek herhangi bir sekteden kurtulacak ve de işin bitirilip bitirilmediğine dair olan stresinizi minimize edeceksiniz.

Teslim tarihine sadık kalın.
Tabii ki de başka işler çıkacak. Bu yüzden günlük bir değerlendirmeniz var, eğer teslim sürelerine uymazsanız bütün sistem çöker. Gerçekten hiçbir şey listeden bir şeyin üstünü çizmenin yanından geçemez. Ne kadar çok yaparsanız, o kadar çok daha yapmak isteyeceksiniz.

Odaklanın, birden fazla şeyi aynı anda yapmayın ve molalar verin.
Bilim gösteriyorki: insanoğlu birden fazla işi aynı anda iyi yapamıyor. Bir kerede bir şeye odaklanan çaba size istediğiniz sonuçları getirecek ve ayağa kalkmak ve yürümek için saatte beş veya on dakika verilen sabit molalar sizin deşarj olmanıza yardım edecek.

Basitçe hayır deyin.
Birçoğumuzun yaptığı en büyük hatalardan biri de başa çıkabileceğimizden daha çok iş almaktır. Eğer hayır diyemiyorsanız o zaman o görevin öncelik listenizde nereye gireceğine karar verin ve bu bilgiyi paylaşın. Soran kişiye iş durumunuzu gözden geçirin. Onun teklifinin ne kadar önemli olduğuna karar vermede size yardımcı olacaktır.

Başarıyı kutlayın.
Eğer listeden bir şeyin üzerini çizmek yeterince tatmin etmiyorsa, kutlayın.